年底，作為HR管理者非常地忙碌，不僅要完成部門(mén)及公司目標(biāo)，還要組織和參與公司各種會(huì)議及溝通會(huì)。
由哈佛商學(xué)院和倫敦政經(jīng)學(xué)院經(jīng)濟(jì)學(xué)家完成的一項(xiàng)“CEO做什么”的研究表明，CEO的大部分（85%）時(shí)間都與別人一起度過(guò)。他們的工作時(shí)間中，開(kāi)會(huì)占去了60%，剩下的25%用來(lái)打電話(huà)、開(kāi)電話(huà)會(huì)以和處理公共事務(wù)等。
但相信大家都有共同的體會(huì)，很多會(huì)議往往是在浪費(fèi)時(shí)間。
普遍對(duì)會(huì)議的詬病在于“會(huì)議時(shí)間延遲、會(huì)議目的不清、會(huì)議后問(wèn)題依然沒(méi)有得到解決...”
這種無(wú)效的會(huì)議，不僅沒(méi)有達(dá)到既定的目標(biāo)，并且困在會(huì)議室的這段時(shí)間，生產(chǎn)力幾乎為零，時(shí)間及機(jī)會(huì)成本都很高...
雖然這不是管理者想要的，但會(huì)議并不能因此而不開(kāi)，那究竟如何開(kāi)會(huì)，才是最正確的方式呢。
無(wú)準(zhǔn)備，不開(kāi)會(huì)！
很多時(shí)候，會(huì)議效果不好，是準(zhǔn)備工作沒(méi)有做足。
為了尊重別人的時(shí)間，提升會(huì)議的高效和有效性，提前準(zhǔn)備會(huì)議方案還是很有必要的。
1.會(huì)議時(shí)長(zhǎng)
會(huì)議不是越長(zhǎng)越好，人全神貫注的注意力最多只保持40分鐘，所以每一次會(huì)議最佳的時(shí)長(zhǎng)應(yīng)不超過(guò)一個(gè)小時(shí)。
能一個(gè)小時(shí)開(kāi)完的，絕不多開(kāi)一分鐘。
就像吃東西，吃多少，拿多少，不要往盤(pán)子里放太多東西，盡管3分鐘看似不長(zhǎng)，但這種壞習(xí)慣會(huì)導(dǎo)致累計(jì)浪費(fèi)幾個(gè)小時(shí)，你給自己的時(shí)間比原本需要的時(shí)間多，就相當(dāng)于把寶貴的時(shí)間都扔掉了。
所以組織者一定要根據(jù)會(huì)議的主題、目的及發(fā)言的人數(shù)設(shè)置合適的總時(shí)長(zhǎng)，并且在過(guò)程中進(jìn)行提醒。
喬治.伯思斯說(shuō)“優(yōu)質(zhì)講話(huà)的秘訣在于有一個(gè)好的開(kāi)頭和結(jié)尾，并讓兩者盡可能地接近?！?/span>
2.會(huì)議主題及目的
會(huì)議的主題務(wù)必清晰明確，主題即是本次會(huì)議討論的議題，以及圍繞此議題，最終要解決哪些問(wèn)題，達(dá)成什么樣的目標(biāo)。
是為了對(duì)關(guān)鍵事件做出重大決策，還是僅限對(duì)某個(gè)主題進(jìn)行討論，是只需在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，還是要在明確的時(shí)間點(diǎn)提交意見(jiàn)和結(jié)果。
并且，會(huì)議主題不宜過(guò)多，本著開(kāi)一次會(huì)議至少要解決一個(gè)實(shí)際的問(wèn)題。
同時(shí)，讓與會(huì)者清楚各自的角色，和需要為此主題做哪些相應(yīng)的準(zhǔn)備。
3.合適的參與人
在會(huì)議中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些看似相關(guān)，其實(shí)并不直接相關(guān)的人，導(dǎo)致會(huì)議延遲和效果不佳。
除了會(huì)議發(fā)起部門(mén)及相關(guān)人之外，和此會(huì)議有直接利益或后續(xù)直接負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作及對(duì)接的人員參與，其他如“間接負(fù)責(zé)的人、或通過(guò)部門(mén)長(zhǎng)即可將工作安排下去的、不需要發(fā)言和記錄，未準(zhǔn)備充分的人等”其實(shí)未必都需要參加。
合適的參與人，既能提升會(huì)議的有效性，也是尊重他人的時(shí)間。
4.會(huì)議的風(fēng)格
會(huì)議風(fēng)格指的是會(huì)議通過(guò)什么樣的形式進(jìn)行。
是坐著開(kāi)會(huì)，還是站著完成。是用ppt展示，還是直接對(duì)話(huà)的方式。
能站著就開(kāi)完的，盡量不要坐著，坐著開(kāi)會(huì)雖然舒適，但會(huì)讓與會(huì)者忽略時(shí)間的流逝。
并且發(fā)言的人要站在參會(huì)的人群之間，這種暗示會(huì)議時(shí)間不會(huì)太長(zhǎng)，可以給大家一種超時(shí)的緊迫感，不會(huì)持續(xù)很久，這樣會(huì)更快說(shuō)到重點(diǎn)。
若不用ppt，可以讓參會(huì)的人更能將注意力放在你的身上，也會(huì)讓主講人講的更精簡(jiǎn)和高效一些。
當(dāng)你說(shuō)的內(nèi)容越少的時(shí)候，聽(tīng)眾反而聽(tīng)到的內(nèi)容越多。
5.會(huì)議中要各司其職
會(huì)議中的每個(gè)角色明確分工也是保障會(huì)議有效的前提。
誰(shuí)來(lái)發(fā)起組織開(kāi)會(huì)更合適；
誰(shuí)來(lái)主講，主講的內(nèi)容是什么；
參與的人除了作為聽(tīng)眾，還需要做哪些事情；
誰(shuí)來(lái)記錄合適，有沒(méi)有提前準(zhǔn)備好記錄的電子表模板；
清晰的職責(zé)分工，可以讓會(huì)議更高效，有效地調(diào)動(dòng)各方資源的同時(shí)，讓會(huì)議更順利進(jìn)行下去，同時(shí)保證最終的效果和目的。
6.提前發(fā)布會(huì)議通知
這一條也非常的重要。
尤其是和Boss相關(guān)，需要其決策的會(huì)議，需要做到提前，再提前。
一是老板的時(shí)間需要提前預(yù)約；
二是若有需要調(diào)整的你還可以來(lái)得及修改；
三是讓決策人提前清楚他需要做哪些事情，方便你在會(huì)議中就重點(diǎn)和其進(jìn)行溝通。
四是有利于老板后續(xù)更快地對(duì)你的方案進(jìn)行決策和給出明確的意見(jiàn)。
尤其是非常重大重要，涉及到多方部門(mén)及利益的會(huì)議，一份全面細(xì)致，準(zhǔn)備充分的會(huì)議方案是必不可少的，也是會(huì)議組織成功的保障。
過(guò)程中的時(shí)間控制，真的是一種水平！
一個(gè)好的會(huì)議過(guò)程需要抓關(guān)鍵點(diǎn)：
一是時(shí)間的控制，除了在必要的時(shí)間提醒發(fā)言的人控制時(shí)間和不要跑偏之外，會(huì)議的主講人更需重點(diǎn)關(guān)注。
這時(shí)，會(huì)議記錄的人，除了積極傾聽(tīng)之外，往往也是那個(gè)需要做到必要的提醒的人。
會(huì)議殺手往往是會(huì)議上那個(gè)強(qiáng)勢(shì)的人，占支配地位，扼殺了會(huì)議其他成員相互交流的可能性。
這與其職位、級(jí)別和性格有關(guān)。
二是每一次只讓一個(gè)人發(fā)言，或通過(guò)發(fā)言棒的形式，縮短強(qiáng)勢(shì)的這個(gè)人的發(fā)言時(shí)間，總體上讓會(huì)議朝著既定的時(shí)間進(jìn)行。
因?yàn)槟闳绻裁炊颊f(shuō)，那聽(tīng)眾就什么都聽(tīng)不到。
人每天受到干擾的次數(shù)是50次，刪除不重要的信息，直接說(shuō)重點(diǎn)，比什么都重要。
如果你是那個(gè)強(qiáng)勢(shì)者，一定要記住，話(huà)要說(shuō)到點(diǎn)子上，而且說(shuō)完了就要停下來(lái)。
因?yàn)楹芏鄷r(shí)候，與其說(shuō)人們關(guān)注你說(shuō)的內(nèi)容，其實(shí)他們更看重你展示的清晰觀點(diǎn)和展露出的自信。
真正有水平的人，都是善于控制的。
會(huì)開(kāi)完了，并沒(méi)有真的完！
大多會(huì)議現(xiàn)狀是，會(huì)開(kāi)完了，就沒(méi)有然后了。
作為會(huì)議發(fā)起和組織部門(mén)及關(guān)鍵人，需要在會(huì)議結(jié)束后做如下跟蹤：
首先要出一份會(huì)議記錄。
記錄重點(diǎn)內(nèi)容，并且在會(huì)議結(jié)束當(dāng)天，讓每個(gè)與會(huì)者確認(rèn)簽字。
目的一是讓他們?cè)俅位仡檿?huì)議內(nèi)容；二是了解本次會(huì)議后續(xù)要做哪些事情；三也是作為公司會(huì)議過(guò)程資產(chǎn)的管理需要。
如果是需要有具體的行動(dòng)計(jì)劃的，則列明該行動(dòng)涉及到的內(nèi)容事項(xiàng)、部門(mén)、責(zé)任人、完成的時(shí)間點(diǎn)、要達(dá)到的目的，工作對(duì)接誰(shuí)等等。
其次是會(huì)議發(fā)起人需要在計(jì)劃完成點(diǎn)前進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶嵝选?/span>
最后是對(duì)本次會(huì)議和行動(dòng)計(jì)劃做復(fù)盤(pán)。
完成了，是因?yàn)槭裁?，亮點(diǎn)在哪？沒(méi)有完成又是因?yàn)槭裁?，?wèn)題出在哪，哪些環(huán)節(jié)沒(méi)有考慮到，后期如何改善等等。
萬(wàn)達(dá)的會(huì)議文化是“會(huì)后不落實(shí)等于會(huì)白開(kāi)”，并且為此專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)了一個(gè)任務(wù)追蹤系統(tǒng)，目的是通過(guò)量化的指標(biāo)來(lái)跟蹤會(huì)議落實(shí)情況。
通過(guò)對(duì)會(huì)議的這種事前、事中、事后的管理，形成閉環(huán)。
小會(huì)議中藏著大智慧，除了提升企業(yè)整體的管理效能，也讓管理者不斷地去反思，總結(jié)，提升自己的管理能力。
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